Download als PDF: Hinweise zur Datenverarbeitung für Notariat und Rechtsanwalt

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: Rechtsanwalt und Notar Andreas Dietz,
Schnellerstraße 128, 12439 Berlin, Email: info@kanzlei-dietz.eu
Telefon: 030 – 63 10 470 – 0, Fax: 030 – 63 10 470 – 10

Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Dabag Technology GmbH
Ansprechpartner: Erik Friemel

E-Mail: datenschutz-akut@kanzlei-dietz.eu

2a.  Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung im Notariat

Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Informationen, die für die Erfüllung der notariellen Pflichten (bei Bedarf z. B. Geburtsdatum und Geburtsort, Familienstand, Staatsangehörigkeit) notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen notariell beraten und die erforderlichen notariellen Dienstleistungen erbringen zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche;

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus der notariellen Beauftragung erforderlich.

Die für die Beauftragung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden, auf Grund eines erhöhten Haftungsrisikos, zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die notarielle Dienstleistung erbracht wurde, gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von notariellen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z. B. Namensverzeichnisse, Erbvertragsverzeichnis, Urkundenrolle) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

2b.  Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung im Rechtsanwaltsbereich

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse
• Anschrift, Kontendaten,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind,
• Informationen, die für Deckungsanfragen bei der Rechtsschutzversicherung, zur Stellung und Begründung von Kostenhilfeanträgen, für Stundungen, zur Abrechnung und Kostenfestsetzung und -erstattung notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Prüfung von Interessenkollisionen;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3a. Weitergabe von Daten an Dritte im Notariat

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Auftragsverhältnisses, insbesondere zur Abwicklung und Registrierung von notariellen Urkunden, erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.

Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Gerichte (z. B. Grundbuchämter, Registergerichte, Nachlassgerichte) und andere öffentliche Behörden (z. B. Finanzämter, kommunale Behörden) zum Zwecke der Korrespondenz, dem Vollzug der notariellen Urkunden und im Rahmen der notariellen Mitteilungspflichten. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Die Verpflichtung zur notariellen Verschwiegenheit bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der notariellen Verschwiegenheit unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an andere Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

3b.  Weitergabe von Daten an Dritte im Rechtsanwaltsbereich

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen, soweit wir nicht nach den gesetzlichen Vorschriften zur weiteren Datenverarbeitung und zum Vollzug (Weitergabe) oder der Speicherung verpflichtet sind;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder aufgrund notarieller Aufbewahrungs-, Speicherungs- oder Weitergabeverpflichtungen eine Löschung ausgeschlossen ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@kanzlei-dietz.eu